Reunião: Comunicação - 06/04

REUNIÃO GERAL DE COMUNICAÇÃO - 06/04 (13H SALA 13)

PAUTA: Divisão de Tarefas para o 1º Bimestre

LISTA DE PRESENÇA - 2ºLIM:
    - Guilherme Beato
    - Jéssica Pereira
    - Maria Luiza Motta
    - Mariana Marques
    - Thiago Cabral
Ausentes: Rebeca Souza
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Nesta reunião, foram apresentadas todas as atribuições já subdivididas em vinte funções - referente ao total de membros das três turmas: automação, eletrônica e logística -, para que todos pudessem escolher a função a que mais se adequassem.
A seguir, será apresentada a tarefa, ao que consiste, e a(s) pessoa(s) responsável por ela:

1. Monitoramento das Reuniões:

Cerimonial -  Guilherme Beato (2ºLIM)
Infraestrutura - Rafael (2ºEIM)
Organização - Thiago Cabral (2ºLIM)
Patrocínio - Rebeca (2ºLIM)

Cabe aos responsáveis pelos itens acima:
● Acompanhar o cronograma de reuniōes de seu respectivo grupo
● Inicialmente, ao chegar ao local de reuniões, se apresentar e comunicar aos membros do grupo que sua função ali é tomar nota de tudo o que está sendo discutido
● Fazer um relatório para ser divulgado no grupo dos representantes e enviado aos professores, com tudo o que foi decidido e discutido na reunião
● Certificar-se que os grupos estão cumprindo com suas respectivas funções. No entanto, é importante lembrar que não poderá interferir de forma alguma na reunião, atuando apenas como observador.
● Fazer outro relatório avaliando as necessidades que o grupo tem e que devem ser realizadas por nós de comunicação. (Por exemplo, em relação a patrocínio, o grupo
de comunicação deverá filmar os sorteios, e editar esses vídeos para serem lançados na página posteriormente) Além disso, há a divulgação dos projetos dos grupos, que devem ser feitos por nós. Para tanto, tudo isso deverá ser anotado detalhadamente e repassado aos representantes para futuras reorganizações de tarefas. Ou seja, é essencial que a pessoa responsável pelo monitoramento dê assitência ao grupo no qual foi dirigida.

2. Administração do Fórum

2º AIM -  Bruno
2º EIM - Ryan
2º LIM - Jéssica

Tendo em vista que cada sala deve, obrigatoriamente, ter seu próprio administrador, estes são responsáveis por:
● Aceitar as solicitações para os grupos, controlar os moderadores de cada diário e conferir se os membros de cada grupo estão fazendo seus tópicos no fórum correto. (Muitos se confundem na hora de entrar nos grupos)
● Pegar, com a secretaria, a relação de alunos de sua respectiva sala (lista de chamada). No painel de controle, verificar os nomes de quem já é membro do fórum e riscar com marca texto na lista, a fim de manter uma melhor gestão da plataforma.
● Conversar particularmente com todos que ainda não se inscreveram e avisá-los de que a nota final será dada no dia 26/04
● Marcar um horário na biblioteca com as pessoas que estão tendo dificuldade para acessar o fórum e auxiliá-los, criando com eles o seu registro e ensinando a utilizá-la.  E, assim, cuidando para que todos de sua sala possuam seu cadastro até a data estipulada


3. Patrocínio de Comunicação:
Fernanda Fujishima - 2ºAIM
Guilherme Andrade - 2º AIM

● Analisar a quantidade necessária de folders (Professores, Coordenadores, Primeiros anos e Terceiros anos)
● Pesquisar os preços em gráficas próximas à escola
● Pesquisar preços em lugares de fácil acesso
● Fazer uma tabela com os preços encontrados
● Transcrever o melhor preço encontrado, local e quantidade, para ser repassado ao grupo de patrocínio)

4. Criação do Site
Herlan - 2º AIM
Matheus - 2º AIM

● Criar um site para o projeto, seguindo o tema da olimtec
● Decorar o layout da página

5. Vídeo I
Johnny - 2º EIM
José Neto - 2º EIM

Consiste em montar um vídeo com a apresentação do TEMA da Olimtec, seguindo o modelo apresentado na primeira reunião geral de comunicação
Cabe aos responsáveis desta tarefa:
● Juntar ideias para a criação do vídeo
● Editar vídeo
● Editar áudio

6. Vídeo II
Victor - 2º AIM
Guilherme 2ºEIM

Este, por sua vez, consiste em um vídeo com a apresentação do PROJETO da Olimtec, direcionado aos primeiros anos e descrevendo detalhadamente cada etapa do projeto, desde as apresentações das salas, jogos (esportivos, culturais e eletrônicos) até o encerramento.

Assim, os responsáveis por esta tarefa têm como função:
● Juntar ideias para o vídeo
● Coletar boas filmagens (das Olimtec’s anteriores)
● Elaborar um texto sobre cada etapa (apresentação, bandeira, jogos)


7. Página no Face e Cronograma de Reuniões
Júlia Tavares - 2º AIM
Maria Luiza Motta - 2º LIM

● Utilizando como base a logo do projeto, fazer uma capa no photoshop segundo o tema da olimtec 2018 (medieval)
● Criar a página da Olimtec 2018 usando a conta da festa junina de 2017. (Obs: A página só será utilizada a partir do 2° Bimestre)
● Montar um caléndário para cada mês, deixando-o no mural do segundo andar da ETEC. Este calendário servirá como cronograma para as reuniões de todos os grupos, no qual o representante de cada um deverá marcar ali qual as datas de suas reuniões. Isso foi feito devida a uma alteração no monitoramento da escola, em que, atualmente, só há a liberação de uma sala por horário de almoço (No caso, a sala 13)

8. Folder
Mariana Marques - 2º LIM
Márcio André - 2º EIM
Pedro Furtuoso - 2º EIM

É de responsabilidade dos indicados acima:
● Elaborar um texto explicando o projeto da Olimtec para os primeiros anos de maneira simples e clara
● Após a confirmação do local, pesquisar diferentes formas de chegar até o local, partindo de diferentes terminais (Varginha, João Dias, Capelinha e Santo Amaro) e
de metrô, para a última página do folder, intitulada “como chegar”
● Elaborar o layout do folder: decoração da página de acordo com o tema
● Pesquisar imagens de outras Olimtec’s para serem colocadas no material
● Fazer as fotografias deste ano a serem utilizadas no Folder


Dado isso, é possível notar que cada membro ficou responsável por uma tarefa, mesmo que em dupla/grupo. Abaixo, segue as atribuições dos membros de logística:

1. Guilherme Beato - Monitorar as reuniões de Cerimonial
2. Jéssica Pereira - Administração do Fórum
3. Maria Luiza Motta - Cronograma de Reuniões e Página do Face
4. Mariana Marques - Monitorar as tarefas do grupo de comunicação; Elaboração do Folder
5. Rebeca Souza - Monitorar as reuniões de Patrocínio
6. Thiago Cabral - Monitorar as reuniões de Organização


PAUTA DA PRÓXIMA REUNIÃO:
Discussão de ideias e Divisão de Tarefas para o 2º Bimestre